La digitalisation ou transformation numérique a fait émerger de nouveaux supports de communications et d’optimisation pour la gestion d’entreprise, avec pour finalité une croissance d’activité. En effet, grâce aux améliorations constantes des nouvelles technologies, la façon dont les entreprises stockent et utilisent les informations a changé. Dans ce contexte, la digitalisation n’est plus tellement une possibilité mais est devenue une nécessité pour toutes les entreprises, petites ou grandes pour conserver un avantage concurrentiel.

Mais ce processus de digitalisation est difficile à déployer car la somme d’informations présentes dans l’entreprise est souvent abondante et dispersée.

L’adoption des technologies digitales est devenue un impératif pour suivre un monde de plus en plus numérique.

Nous vous proposons donc dans cet article des recommandations pour initier une démarche de digitalisation de votre entreprise. Ces recommandations sont basées sur notre expérience dans l’accompagnement de nombreuses entreprises en matière de digitalisation de leurs activités et processus de gestion.

Identifiez vos objectifs de transformation

A chaque entreprise ses objectifs, ainsi la démarche à entreprendre ne peut rarement être reproduite d’une entreprise à l’autre. Dans tous les cas, le point de départ est d’identifier ses objectifs :

• Fiabilisation et gain de temps dans les méthodes (avec GED par exemple)
• Communication plus rapide, simplifiée et moins chère (RES : Réseau social d’entreprises)
• Meilleure collaboration entre et au sein des équipes
• Conditions de travail améliorées pour les collaborateurs
• Suivi plus précis et proactif des dépenses
• Gestion de grandes quantités de données (CRM : outils de gestion relation client)

Réfléchissez usages plutôt qu’outils

Vous l’aurez compris, à chaque objectif son outil, mais attention, il est important de ne mettre la charrue avant les bœufs et de penser usages plutôt qu’outil.

Il est sera souvent nécessaire de réaliser un audit pour identifier l’état des pratiques et pouvoir prioriser les actions à mettre en œuvre. Cet audit doit être réaliser par des personnes disposant d’une vision globale des systèmes d’information, des technologies existantes mais aussi de la culture de l’entreprise et de ses modes de commercialisation.

Impliquez l’ensemble des équipes

En fonction de son niveau de maturité organisationnel et technologique, chaque entreprise dispose de priorités et d’objectifs différents. Vous aurez nécessairement besoin de réfléchir avec les acteurs métier pour optimiser l’infrastructure, améliorer la rapidité des échanges, la flexibilité et la rentabilité des processus digitaux.

Par ailleurs, aucun projet d’entreprise tel qu’un projet de digitalisation ne peut se faire sans l’adhésion et l’appui préalable de la direction. Le top management doit être moteur et donc sensibilisé et formé aux nouvelles technologies et leurs bénéfices.

Benchmarkez autour de vous

Une fois que vous avez identifié vos objectifs, regardez ce qui se fait dans les entreprises de votre secteur, clients, fournisseurs, partenaires, concurrents, etc… (les bonnes et les moins bonnes pratiques). Essayez d’obtenir des retours concrets d’utilisateurs ayant mis en place telle ou telle solution. En effet, les éditeurs logiciel auront tendance à ne mettre en avant que les points forts de leur solution alors que les utilisateurs sauront vous faire un retour plus nuancé des forces et des faiblesses des outils qu’ils utilisent.

En conclusion

Digitaliser son entreprise est un processus long qui ne doit pas bouleverser en profondeur votre organisation interne et externe mais doit la faire évoluer progressivement. Un tel projet repose sur une bonne connaissance des spécificités de l’entreprise et demande une vision d’ensemble des métiers de votre société. C’est pour cela que ce processus doit être porté par la direction et impliquer l’ensemble des acteurs concernés. Il est important d’identifier les leaders qui pourront porter en interne un tel projet. Ils devront identifier les thématiques stratégiques transversales et entamer la transformation de tous les métiers.